Проєкт програми «Програма розвитку архівної справи Роздільнянської міської територіальної громади на 2027-2029 роки»

Розділ 1

Розділ 2

Визначення проблеми, на розв’язання якої спрямована Програма

Архівна справа є важливою складовою інформаційної та культурної сфери життєдіяльності суспільства, що охоплює наукові, організаційні, правові, технологічні, економічні, та інші питання, пов’язані з нагромадженням, обліком, зберіганням юридичними та фізичними особами документів та використання відомостей, що в них містяться. Як частина соціальної інфраструктури суспільства архівна справа постійно зазнає впливів домінуючих у ньому явищ, змін і тенденцій, у зв’язку з цим виникає необхідність визначення шляхів її вдосконалення і подальшого розвитку на перспективу

Програма розвитку архівної справи Роздільнянської міської територіальної громади на 2027-2029 роки (далі - Програма) розроблена на підставі Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України 08.04.2013 №656/5, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 10.04.2013 №584/23116.

За останні роки економічні перетворення, що відбуваються в державі, спричинили відчутні зміни в складі джерел комплектування трудових архівів. В процесі аграрної реформи ліквідовано колгоспи, розвиток підприємництва породив безліч підприємств і організацій, які з різних причин дуже швидко припинили свою діяльність без правонаступників, а це означає, що документи з особового складу втрачають власника, і є загроза їх втрати. Тому архівні установи виконують роботу з систематизації документів з особового складу усіх ліквідованих підприємств, з забезпечення їх зберігання, налагодження видачі відповідних архівних довідок громадянам, які цього потребують.

У Роздільнянському районі пройшла ліквідація організації «Трудовий архів» Роздільняньської районнї ради, в якій зберігалось 7887 одиниць зберігання у 178 фондах.

Відповідно до рішення Роздільнянської міської ради від 11 лютого 2021 року № 109-VIII «Про створення комунальної установи «Трудовий архів» Роздільнянської міської ради» створена комунальна установа «Трудовий архів» Роздільнянської міської ради, у якій зберігається 9261 одиниць зберігання у 210 фондах.

Перед Роздільнянською міською територіальною громадою постають проблемні питання, які потребують вирішення:

- забезпечення приймання на зберігання документів з особового складу та тимчасового зберігання документів підприємств, установ і організацій, що діяли (були зареєстровані) на території громади та ліквідувались без правонаступників;

- забезпечення обліку, зберігання і охорони документів з особового складу ліквідованих підприємств, установ і організацій;

- видача підприємствам, установам і організаціям, в установленому порядку архівних довідок, архівних копій та архівних витягів з документів, що перебувають на зберіганні в КУ «Трудовий архів» Роздільнянської міської ради;

- видача громадянам, в установленому порядку архівних довідок, архівних копій, архівних витягів з документів, що перебувають на зберіганні в КУ «Трудовий архів» Роздільнянської міської ради;

- проведення експертизи цінності архівних документів;

- надання методичної і консультативної допомоги установам, підприємствам і організаціям в упорядкуванні документів; ліквідаторам - при підготовці документів для передачі їх на зберігання до КУ «Трудовий архів» Роздільнянської міської ради;

- участь у заходах, що стосуються питань архівної справи (семінари, круглі столи, конференції, тощо).

За статистичними даними, у період з 2024 року по 2026 рік на зберігання до КУ «Трудовий архів» Роздільнянської міської ради прийнято 826 одиниць зберігання документів з кадрових питань (особового складу) ліквідованих підприємств; наявна площа стелажного обладнання заповнена на 100%. На період 2027 – 2029 роки планується прийняття нових партій документів з кадрових питань (особового складу) ліквідованих підприємств, з метою належного збереження документів з кадрових питань (особового складу) та захисту соціальних інтересів громадян (довідки про стаж роботи, заробітну плату).

Ключові проблеми, на вирішення яких спрямовано Програму розвитку архівної справи Роздільнянської міської територіальної громади на 2027 – 2029 роки:

• Застаріла матеріально-технічна база: брак спеціалізованого обладнання, стелажів.

• Дефіцит архівних площ: критичне заповнення стелажного обладнання в архівосховищах та відсутність резерву площі стелажного обладнання для приймання нових документів.

• Загроза втрати документів: ризики руйнування паперових носіїв, що потребують реставрації.

• Проблема трудового архіву: неналежне збереження документів ліквідованих установ, що обмежує права громадян на захист соціальних інтересів (довідки про стаж, зарплату).

Аналіз ситуації щодо забезпечення гендерної рівності у сфері архівної справи на рівні Роздільнянської міської територіальної громади демонструє високий рівень фемінізації галузі на тлі інфраструктурних та безпекових викликів воєнного стану. Архівна справа в громаді залишається сферою, де переважну більшість працівників становлять жінки, що безпосередньо впливає на характер умов праці, оплату та специфіку управління. Професії в архівній сфері відносяться до бюджетного сектору з невисокими тарифними ставками. Оскільки галузь є переважно «жіночою», це консервує загальний розрив у доходах між чоловіками та жінками в межах громади. Попри стереотип про «кабінетну» роботу, архівна справа пов’язана з переміщенням важких масивів документів фондів архіву, роботою в умовах пилу та специфічного мікроклімату, що висуває особливі вимоги до охорони праці жінок. Через воєнний стан навантаження на працівників архіву зросло, обслуговується збільшений поток громадян.

Розділ 3

Визначення мети Програми

Належне зберігання документів з кадрових питань (особового складу) у відповідності до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» та створення умов для громадян при користуванні документами, що зберігаються в КУ «Трудовий архів» Роздільнянської міської ради, та використання інформації, що в них міститься.

Розділ 4

Обґрунтування завдань і засобів розв’язання проблеми, завдань і заходів, показників результативності

Розв’язання визначених Програмою ключових проблем здійснюватиметься шляхом:

• модернізації матеріально-технічної бази КУ «Трудовий архів» Роздільнянської міської ради (придбання (заміна) стелажного обладнання і устаткування, картонажу, канцелярських товарів, оплата послуг (крім комунальних тощо);

• впровадження сучасних інформаційно-комунікаційних технологій у процеси обліку та зберігання документів (переведення паперових архівних документів у цифровий формат, розміщення баз даних на віддалених захищених носіях для запобігання втраті інформації.

Завдання і заходи реалізації Програми відображені у додатку 1 до Програми.

Показники результативності Програми відображені у додатку 2 до Програми.

Розділ 5

Очікувані результати виконання Програми

Виконання заходів Програми забезпечить:

• збереження, згідно чинного законодавства, архівних документів та створення умов для приймання і гарантованого зберігання архівних документів громади;

• своєчасне та якісне задоволення запитів громадян соціально – правового характеру.

Розділ 6

Обсяги та джерела фінансування Програми

Фінансування Програми здійснюється за рахунок коштів місцевого бюджету, а також за рахунок інших джерел, не заборонених чинним законодавством України.

Ресурсне забезпечення Програми зазначене у додатку 3.

Розділ 7

Строки та етапи виконання Програми

Програма реалізується в один етап, протягом 2027-2029 років.

Розділ 8

Координація та контроль за ходом виконання Програми

Відповідальним виконавцем Програми є Управління житлово – комунального господарства та інфраструктури Роздільнянської міської ради.

Виконавцем Програми є КУ «Трудовий архів» Роздільнянської міської ради.

Контроль за виконанням Програми здійснює Управління житлово-комунального господарства та інфраструктури Роздільнянської міської ради.